Salle Pronac

CONDITION ET TARIFS DE LOCATION

DE LA SALLE DE PRONAC 2019

Responsable SDF :

M. Jean-Luc GRIMAL

1er adjoint. . 06.31.59.76.49

Responsable état des lieux :

Mme Patricia PICHARD

Conseillère municipale 06.13.50.40.42

 

Location du vendredi 17h au lundi 9h

130€ Habitants de Rollot  ( 25€ d’acompte à verser à la réservation) +consommation électrique.

200€ Extérieurs ( 40€ d’acompte à verser à la réservation) +consommation électrique.

Journée de 9h à 18h

50€  Habitants de Rollot +consommation électrique

80€ Extérieurs + consommation

Un chèque de caution de 400€ sera demandé avant chaque location ainsi qu’une attestation d’assurance

50 personnes maximum

 

Article 1 : Le présent règlement s’applique pour tout événement privé organisé dans la salle communale, ce quelle que soit son origine d’ordre individuel, amical, familial, associatif, ludique, sportif, musical, culturel, récréatif ou autre. Il s’applique également quel que soit l’horaire retenu pour le déroulement de l’événement motivant la réservation de la salle.

La mise à disposition de la salle communale de Rollot à toute personne physique ou morale s’effectue en conséquence suivant les dispositions énoncées aux articles suivants.

Article 2 :

La police et la surveillance de la salle communale appartiennent au Maire ou au premier adjoint responsable de la salle dument habilités à assurer et faire assurer l’exécution du présent règlement. En cas d’absence ou d’empêchement, ces pouvoirs de police et de surveillance sont exercés par un des autres adjoints.

Article 3 :

Le Conseil Municipal, chargé de l’élaboration du présent règlement pourra préconiser toutes modifications éventuelles à apporter à celui-ci. Le Conseil Municipal donne pouvoir à Monsieur Grimal Jean Luc et à la Secrétaire de Mairie pour gérer le planning d’occupation de la salle.

Article 4 :

La salle communale est réservée, par ordre de priorité :

a) Aux cérémonies et animations de la commune.

b) Aux associations de la commune, dès lors qu’elles auront respecté les dispositions du présent règlement.

c) Aux habitants de Rollot, selon les mêmes dispositions.

d) Les demandes n’entrant dans aucune de ces trois catégories, seront traitées au cas par cas, les autorités compétentes (Maire et Premier Adjoint) se réservant toute latitude quant à la réponse pouvant être apportée.

Article 5 :

La réservation de la salle communale devra faire l’objet d’une demande déposée auprès du premier adjoint ou du secrétariat de mairie. Il sera demandé le dépôt d’un acompte de 90€ accompagnant la demande. En cas d’avis favorable, elle deviendra validée après signature d’un contrat de location indiquant la nature, le prix et les conditions de la location. L’acceptation définitive restera assujettie au versement d’une caution de 400€.

Dans le cas d’annulation, si celle si est notifiée au moins un mois avant la date de l’événement ayant suscité la réservation, le montant de l’acompte versé sera restitué moyennant une déduction forfaitaire de 60€.

Si cette annulation intervient moins d’un mois avant l’événement précité, la totalité de l’acompte versé à la réservation sera retenu. .

Bris de vitre ou autre dégradation seront réglés sur présentation de facture, la caution ne sera restituer qu’après paiement des dégradations.

Article 6 : Conditions particulières de location :

– Il sera réalisé un état des lieux avant et après location. Les horaires fixés pour ces états des lieux devront impérativement être respectés.

– Les véhicules devront absolument respecter le stationnement imposé dans la cour.

Les voies de circulation devront être laissés libres de tout véhicule.

– Le locataire veillera à respecter les plantations en général.

– Le locataire prend en charge le mobilier et les accessoires contenus dans la salle et à l’extérieur de celle-ci. Il est pécuniairement responsable en cas de dégradation, même accidentelle ou de vol. Les ustensiles de service ou de cuisine feront l’objet d’un état des lieux séparé. Tout manquement relevé sur l’état réalisé à la fin de la location entrainera le remboursement des pièces manquantes au tarif indiqué. Ne pas monter sur les tables et chaises.

– Les sols devront être balayés et correctement lessivés (carrelage), les tables et les chaises nettoyées.

– Les utilisateurs devront se conformer strictement aux conditions et explications affichées en cuisine afin d’assurer un usage respectueux des matériels mis à leur disposition. En cas d’incompréhension ou d’incertitude il leur est demandé d’appeler le n° affiché au bas des affichettes donnant les consignes d’utilisation.

– Après utilisation, l’ensemble des portes et fenêtres devront être fermées et verrouillées.

– Tous les déchets seront mis dans des sacs poubelles fermés et repris par le locataire.

  • Pas d’appareils utilisant du gaz.
  • Ne rien accrocher sur les murs et plafonds

– Les sonorisations ou autres diffuseurs de musique seront limités. Les utilisateurs veilleront scrupuleusement au respect du voisinage, pour ce faire : toutes les fenêtres et portes resteront systématiquement fermées lors de l’utilisation d’un dispositif de sonorisation. Aucune émergence sonore ne devra venir troubler la quiétude du voisinage. 

Le locataire assurera lui-même le contrôle des incidences nées de sa manifestation aux abords de la salle, en tant que de besoin, il procédera immédiatement à la modération du volume sonore diffusé.

– Dans le but de respecter la tranquillité du voisinage, des consignes de silence seront à observer en extérieur, aux abords immédiat de la salle.

– En cas de perte des clefs, leur remplacement sera facturé, il en sera de même s’il est nécessaire de changer une ou plusieurs serrures, dans cette hypothèse, la caution ne sera restituée qu’après déduction des frais se rapportant à ces remplacements.

– Il est demandé au locataire de ne rien fixer au mur ou plafond à l’aide de d’adhésif, clous ou punaises ou autres.

– Il est strictement interdit de fumer dans la salle, même cigarette électronique.

– Enfin, il est clair que chacun s’emploiera à respecter la qualité des installations et du matériel et à prendre toutes les précautions requises au cours de l’utilisation ou le rangement du dit matériel.

Article 7 :

Pendant toute la durée de la location, chaque réservataire est responsable de la discipline intérieure et extérieure telle qu’elle est développée dans l’article 6, il ne devra, sous aucun prétexte admettre un nombre de personnes en salle supérieur au nombre autorisé soit : 50 personnes.

Pour le contrôle éventuel de l’ensemble des dispositions figurant au présent article et à l’article 6, le locataire autorisera tout représentant de la municipalité visé à l’article 2 d’accéder à tout moment à la salle ainsi qu’à chacune de ses annexes.

Article 8 :

La prise en charge du matériel, des locaux et des abords fait l’objet d’un inventaire contradictoire avant et après utilisation avec la personne mandatée par la municipalité. Le mobilier répertorié sur la fiche d’inventaire ne devra en aucun cas sortir de la salle.

Une caution dont le montant est précisé en annexe, sera versée préalablement à titre de garantie. Toute dégradation constatée donnera lieu à réparation. Si le montant de la caution ne couvre pas les frais ainsi générés, le surplus sera recouvré amiablement ou, à défaut par état exécutoire, sur ordre du Maire, auprès du réservataire.

Pas de matériels entrant sans l’accord du responsable de la salle (sauf sono)

Article 9 :

En annexe de sa demande de réservation, le candidat locataire communiquera à la Mairie, un exemplaire de la police d’assurance le garantissant pour les risques dont il pourrait être responsable à titre personnel ou pour ses ayants-droits, au  titre de ses invités, de ses prestataires, de ses employés ou de ses contractants, ce vis-à-vis des tiers ou de la Commune.

Si le réservataire intervient au nom d’une personne morale (tels que ; association, comité d’entreprise, société …etc …) la police d’assurance à produire sera celle concernant l’ensemble des adhérents, membres, associés ou sociétaires.

La responsabilité de la Commune ne peut en aucun cas être engagée en cas de vols, effractions ou dégradations des véhicules.

Attention au pictogramme de sécurité, si retirer ou manque, la salle peut occasionner la fermeture immédiate.

Article 10 :

Il appartiendra à chaque locataire de désigner le ou les responsables chargés de faire respecter le présent règlement. Le locataire ainsi que les responsables désignés devront rester joignables par l’autorité municipale pendant toute la durée de la location. Ils devront, pour cela, communiquer les numéros de téléphone permettant de les contacter.

Article 11 :

Les dispositions sus-developpées ont valeur de règlement. Leur transgression impliquera une retenue partielle ou totale de la caution. Il se pourrait qu’en cas de manquement grave, notamment à l’obligation qui est faite de respecter les contraintes vis-à-vis des nuisances sonores, l’autorité municipale soit amener à mettre fin à l’occupation immédiate de la salle. Une des conséquences de transgression de ce règlement pourrait être une mesure d’interdiction d’utilisation de la salle pendant une durée plus ou moins longue.

En tout état de cause, ces mesures ne sauraient exonérer le locataire ou les utilisateurs de leur responsabilité pénale pouvant être retenue en cas de dégradations volontaires, troubles de voisinage, atteintes à l’ordre public ou tous autres faits répréhensibles.

Article 12 :

Les tarifs et cautions sont fixés chaque année par le Conseil Municipal.

– Caution : 400€. Cette caution servira à couvrir tout ou partie des éventuelles dégradations et le nettoyage de la salle si celui-ci n’était pas réalisé dans des conditions satisfaisantes par le locataire.

La caution n’est pas encaissée, elle sera restituée totalement ou partiellement en fonction de l’état des lieux réalisé à la fin de la location ou au plus tard 8 jours après.

Les habitants de Rollot bénéficient d’un tarif particulier de location.

Il est strictement entendu que ce tarif particulier ne sera pratiqué que dans la mesure où la location est destinée à être utilisée par et pour la personne habitant de Rollot.

La salle sera mise à la disposition gratuitement aux associations communales à la condition que celles-ci adressent à la Mairie, leur programme annuel de manifestations, qu’elles soient pour un usage au profit des habitants de la commune, donc avec publicités et invitations. Elles sont tenues de respecter toutes les dispositions et obligations énoncées dans ce règlement.

Pour les associations qui utilisent la salle pour des séances, il est interdit de pénétrer dans celle-ci en dehors des horaires définie lors de la demande d’utilisation.

Association de Rollot gratuite sous condition que cela soit ouvert à tous et avec invitations des Rollotois, autrement tarif normal (sauf assemblée général et réunion qui dépasse 50 personnes, autres utilisations salle du Pronac).

Toute dégradation sera facturée sous huit jours.

Article 13 :

Un contrat de location, dont le modèle constitue l’annexe unique au présent règlement, sera établi pour chaque location. Il sera signé par les parties concernées et vaudra, à la fois,  convention et adoption sans réserves par le réservataire des composantes du présent règlement.

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